Archivierung

E-Mails verbrauchen Speicherplatz auf dem Mailserver. Hier möchten wir eine Methode vorstellen, um E-Mail lokal auf dem Computer zu speichern ( archivieren ) und gleichzeitig den Speicherplatz auf dem Mailserver freizugeben.

Damit das später reibungslos klappt müssen ein paar Dinge vorbereitet werden welche wir in 3 Schritte dokumentieren.

Zunächst wählen Sie auf der linken Seite in Thunderbird die Position "Lokale Ordner". Danach rufen Sie mit der rechten Maustaste ein weiteres Menü auf. Dort wählen Sie "Neuer Ordner..." aus. Nun wird der neue Ordner unter dem Menüpunkt "Lokale Ordner" gespeichert.

Nun wird der unter Schritt 1 erstellte Ordner als Archivordner festgelegt. Dazu wählen Sie das Konto aus in dem Sie Mails archivieren möchten. Danach wählen Sie die Position "Konten-Einstellungen bearbeiten" aus. Ein weiteres Auswahlmenü erscheint. Wählen Sie dort "Kopien&Ordner" aus. Nun klicken Sie unter "Nachrichtenarchiv" die Position "Anderer Ordner" an. Dort wählen Sie dann "Lokale Ordner" und danach den unter Schritt 1 erstellten Ordner aus.

Mit diesem Menü "Archivoptionen" dort können sie die Ordnerstruktur für Ihre Archive festlegen. Häufig verwendet wird die Gruppierung nach Jahren unter Beibehaltung der ursprünglichen Ordner.

Hat man nun alle Einstellungen hinter sich gebracht kann es schon losgehen mit dem archivieren.

Thunderbird bietet einen Schnellzugriff "Archivieren", den einfach betätigen und schon wird die E-Mail ins Archiv verschoben.

Effizienztipp:

Markieren Sie mehrere E-Mails ( z.B. alle E-Mails aus dem letztem Jahr ) und klicken dann auf "Archivieren"

Es stellt sich die Frage "Muss ich jetzt die E-Mails im Archiv in die Datensicherung (Backup) mit einschließen?" Die Antwort ist eindeutig JA. Da ihre E-Mails sich nicht mehr auf dem E-Mail Server befinden sondern ausschließlich auf der Festplatte auf dem Computer gehören diese E-Mails zu den Dateien die im Falle eines Festplattenversagens verloren gingen.

Kann ich das Archiv sowohl Zuhause als auch der Arbeit verwenden? Das ist nicht vorgesehen. Man könnte eine Datensicherung des Archivs auf dem anderen Computer einspielen, aber automatisch geht das nicht.

Warum muß ich im lokalen Ordner meine E-Mails archivieren? Weil andernfalls kein Speicherplatz freigegeben wird.