Info Dokumentenmanagement

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Bitte beachten Sie, dass für das Dokumentenmanagement das DigIT-Team verantwortlich ist. Supportanfragen hierfür richten Sie bitte an dms

 

Die zentralen Aufgaben eines Dokumentenmanagementsystems sind die Erfassung, Verwaltung, Archivierung sowie Bereitstellung von Dokumenten, E-Mails, Rechnungen oder Verträgen auf einer zentralen Plattform zur Unterstützung organisatorischer Prozesse. Des Weiteren ermöglicht ein DMS die Nachbildung und effizientere Gestaltung von Workflows der Verwaltung zur Verarbeitung von Dokumenten.

Die Hochschule Koblenz nutzt das DMS d.3 der Firma d.velop bereits seit einigen Jahren für die Erfassung und Ablage von Rechnungen sowie zur Sichtung von Abschlussarbeiten in den Bibliotheken.

Die fachliche Unterstützung und der Support in der Anwendung des DMS erfolgen für die Hochschulen des Landes RLP und das Zentrum für Fernstudien an Hochschulen (zfh) durch das Zentrum für Hochschul-IT RLP (ZIT-RLP). Als Vertragspartner des ZIT-RLP und zertifizierter Partner der Firma d.velop führt die Firma codia sämtliche Anpassungen am Dokumentenmanagementsystem d.3 entsprechend den Bedürfnissen der Hochschulen durch.

Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen sind die Hochschulen seit April 2020 dazu verpflichtet, Rechnungen in einem digitalen Dateiformat entgegenzunehmen und zu archivieren. Diese notwendige Erweiterung des DMS wurde von der Firma codia implementiert und durch das ZIT-RLP, in Abstimmung mit den Hochschulen des Landes RLP sowie dem zfh, an der Hochschule Koblenz eingeführt.

Das DMS d.3 bietet an der Hochschule Koblenz die folgenden Funktionen:

  • Erfassung, Verwaltung, Archivierung und Bereitstellung von Rechnungen
  • Erfassung, Verwaltung, Archivierung von Abschlussarbeiten, sowie die Bereitstellung der Dokumente zur Sichtung durch Studierende

Aktuell befinden sich an der Hochschule Koblenz die folgenden Workflows in Umsetzung für das DMS d.3:

  • Buchbestellprozess: Als Teilprozess für Bestellungen innerhalb eines Rahmenvertrags, ermöglicht der Buchbestellprozess die digitale Bestellanfrage von Büchern und Printmedien bei der Bibliothek, für alle Mitarbeiter und Professoren der Hochschule Koblenz, mittels DMS.
  • ERV – Eingangsrechnungsverarbeitung: Die ERV Funktion ermöglicht eine digitale Freizeichnung von Eingangsrechnungen, nachdem diese durch die zuständigen Mitarbeiter auf sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft wurden.

Geplante Teilprojekte an der Hochschule Koblenz für das DMS d.3:

  • Vertragsmanagement: Die Umsetzung dieser Funktion ist bereits als kommendes Teilprojekt für das DMS d.3 vorgesehen. Sie dient zur Erfassung, Verwaltung, Archivierung sowie Bereitstellung von Verträgen im Kontext der Hochschule Koblenz.